Entrepreneur solo: comment réduire vos dépenses?

Vous êtes noyés sous les factures à payer, les retards de paiement à éviter, les taxes mais aussi vos achats de matière première ou le paiement de l’électricité ! Et vous croyez que vous n’avez aucun moyen de réduire ces coûts car vous êtes tout seul !

STOP!

Arrêtons un peu les fausses croyances et regardons d’un peu plus près comment mieux gérer vos dépenses et quelles pistes existent sur le marché, même pour une entreprise d’1 personne :

Tout d’abord voyons le résultat d’un sondage que j’ai réalisé auprès d’entrepreneurs solo :

Pour la plupart vous croyez que :

  • Vos dépenses ne sont pas négociables
  • Vous ne mettez pas en concurrence les fournisseurs,
  • Vous semblez ne pas avoir de contrat long avec les fournisseurs
  • Vous connaissez votre marché fournisseurs
  • Vous n’utilisez pas forcément de logiciel comptable.

Bien sûr on ne va pas se le cacher en tant qu’entrepreneur solo vous n’avez pas le poids nécessaire pour négocier avec EDF ou encore avec la FNAC mais il existe d’autres moyens de réduire les coûts dans votre entreprise.

Tout d’abord litons ensemble vos dépenses pour découvrir les pistes qui existent pour réduire vos dépenses.

1. Identifiez toutes vos dépenses

En tant qu’auto-entrepreneur vous avez besoin d’acheter pour faire fonctionner votre entreprise. Que vous offriez un service ou que vous vendiez un produit vous avez à dépenser : achats de matières premières, emprunts, loyer, téléphone …

Vous vous perdez dans toutes ces dépenses qui sont parfois des charges, parfois des achats purs ou encore des investissements. Il est important pour la santé de votre entreprise de connaître où va votre argent. S’il s’agit de charges fixes ou variables, si elles peuvent être revues à la baisse ou non, voir complètement supprimées.

Pour cela vous pouvez construire un simple tableau Excel et lister toutes les dépenses. Si vous avez un outil de gestion ou de comptabilité vous devriez pouvoir importer facilement ces données et rajouter ce que vous n’y insérez pas.

Voici une idée de items à lister :

  • Electricité
  • Telephone fixe et/ou mobile
  • Internet
  • Location ou achat de bureau
  • Ordinateur
  • Logiciel
  • Matières premières (ayez une idée précise de toutes vos matières premières pour savoir auprès de quel fournisseur vous les achetez)
  • Frais de bureau
  • Informatique
  • Transport
  • Voyage (avion, train, location de voiture) et hôtel
  • Outillage
  • Nettoyage
  • Maintenance
  • Formation
  • Interim, CDD, stagiaire…
  • Machine outils
  • Fourniture et mobilier de bureau
  • Logiciel de comptabilité
  • Produits manufacturés qui rentrent dans le produit final

Pour chacune de ces dépenses vous devez inscrire

  • Le montant acheté par an
  • Le nombre de fournisseurs actifs (depuis 2/3 ans) il serait bon de lister à côté le nom du plus gros fournisseur, auprès de qui vous achetez le plus.
  • le nombre de commandes ou le nombre de fois que vous allez acheter des fournitures par exemple. Est-elle par téléphone, internet, en magasin?
  • la livraison : à la commande par vous-même, à la commande par le fournisseur, mensuel, une fois par an…
  • le paiement : par carte de crédit, par chèque, prélèvement automatique, et est-il à la commande, annuel, mensuel?

Voici un exemple de tableau : cliquer sur le lien suivant :

Vous pouvez lire l’article explicatif du tableau en cliquant sur le lien suivant:

https://optimisersaperformance.ca/2020/07/01/tableaux-de-bord-des-depenses-achats-dune-micro-entreprise/

Dans un 2ème tableau vous pouvez lister chaque fournisseur avec le montant acheté par an, le nombre de commandes et de livraisons.  A partir de ces deux tableaux nous allons pouvoir appliquer différents leviers pour mieux maîtriser ces dépenses, pour mieux acheter et améliorer votre performance.

2. Les pistes à explorer

Plusieurs solutions existent selon le type de dépenses ou d’entreprise.

Quelles sont ces solutions ?

  • Mettre en concurrence les fournisseurs et oser négocier

Mais ça concerne quel type d’achats? Tous les achats  surtout ceux où il y a de la concurrence.

Téléphone, transport, énergie aussi, matière première, assurances….

Si vous avez plusieurs fournisseurs en face soit une négociation est possible soit plusieurs offres existent sur le marché, à vous d’en profiter.  Plus il y a de concurrence plus vous pouvez facilement négocier.

  • Bien choisir ses fournisseurs : se laisser le droit de choisir

Vous pensez à 95% que vous ne pouvez pas négocier vu vos volumes. D’une part il ne faut pas avoir peur d’autre part il faut sortir des grandes enseignes (type Fnac, Discount…) pour pouvoir négocier. N’hésitez pas à chercher d’autres fournisseurs.

Avez-vous penser à vous regrouper avec d’autres acteurs de votre secteur ? Ensemble pour aurez plus de volume et vous pourrez mieux négocier. Avez-vous cherché des fournisseurs locaux ?

  • Choisir une centrale d’achats pour les frais généraux

Pour profiter d’une baisse de prix quoi de mieux que d’acheter auprès d’une centrale d’achat qui s’occupe à votre place d’acheter un gros volume en centralisant les demandes de plusieurs entrepreneurs comme vous ? Il en existe plusieurs notamment pour les frais généraux.

Vous pouvez trouver sur le net de nombreux articles qui listent des centrales d’achats comme celui-ci :

https://www.decision-achats.fr/Thematique/strategie-achats-1236/Diaporamas/centrales-achats-destination-pme-250674/cedre-historique-participative-ethique-250677.htm#Diapo

Mais vous pouvez en trouver bien d’autres.  

  • Regrouper vos commandes et vos livraisons :

Pensez à regrouper vos commandes et vos livraisons pour en baisser les frais et là aussi rien ne vous empêche d’acheter avec des micro-entreprises locales à côté de vous pour réduire encore plus vos prix.

Moins de livraisons c’est moins de temps pour les recevoir et les gérer. En libérant du temps vous en gagnez pour travailler sur votre activité à forte valeur ajoutée (travailler sur votre formation vous rapportera plus que de passer du temps à recevoir ou aller chercher des colis tous les jours). Il faut donc penser à optimiser vos livraisons et vos stocks surtout si vous vendez un produit.

  • Digitaliser vos commandes, vos paiements

Vous allez dire mais ça va me coûter cher il faut investir dans un logiciel ! Oui le logiciel a un coût mais il vous fera gagner du temps et de l’argent. Pourquoi ?

Les avantages de la digitalisation permettent d’automatiser votre processus de commande et de paiement. Digitaliser vos achats de la commande au paiement permet de :

  • Dégager du temps
  • Automatiser des habitudes
  • Améliorer la rapidité d’action et d’échanges avec vos fournisseurs
  • Améliorer l’analyse des données
  • Améliorer votre efficacité et productivité
  • Pointer du doigt d’autres améliorations possible (notamment au niveau approvisionnement, gestion des stocks, rendre visible ce qu’on ne voit pas) mais aussi constater des difficultés avec certains fournisseurs.
  • Créer des partenariats win – win avec certains fournisseurs
  • Profiter des avancées technologiques de gros fournisseurs tout en étant petit
  • Améliorer la visibilité de vos paiements (comptabilité plus facile donc gain de temps et d’efficacité)

Digitaliser nécessite d’acheter un logiciel, mais au final c’est un gain de temps et cela permet de faciliter vos échanges. Pour y réfléchir je vous invite à  lister le temps que vous passez à faire des commandes au téléphone, à payer et à recevoir vos colis. Au bout du compte vous pouvez agir sur ces coûts cachés et vous libérez du temps pour votre coeur de métier.

  • Regrouper vos dépenses entre entrepreneurs locaux

Certaines dépenses sont lourdes, et parfois, avoir un tarif de groupe est nettement plus avantageux. Vous pouvez vous rapprocher d’un autre auto-entrepreneur pour partager les frais. Mais il n’y a pas que le local, vous pouvez aussi mutualiser le carburant, le parking, l’énergie, le transport et tout autre achat.

Cherchez autour de vous une communauté de petites entreprises. Vous trouverez forcément d’autres entrepreneurs qui seront intéressés, ciblez au départ un type de dépenses vous pourrez toujours par la suite étendre à d’autres achats.

Pas besoin de créer un partenariat, il suffit de créer un groupement d’achats auprès de fournisseurs avec une règle précise sur les paiements et livraisons. Ceci fonctionne bien pour les produits  dits standards.   

  • Regrouper les besoins de votre métier au sein de votre syndicat qui négociera pour vous

Pourquoi ne pas aller contacter le syndicat de votre métier pour voir s’ils n’ont pas négocié des prix pour vous auprès de société, et si ce n’est déjà fait pourquoi ne pas leur proposer cette idée ? Vous n’êtes pas le seul à chercher à réduire vos coûts.

Le syndicat des sophrologues par exemple en France a négocié des contrats pour la compatibilité, mais aussi  la création de site web ou encore les assurances.  Apprenez à profiter de ces contrats. 

Chaque corps de métiers a en général déjà négocier quelques contrats, n’hésitez pas profitez-en.

  • Innover

Vous pouvez peut-être réfléchir autrement votre produit comme par exemple réfléchir sur le type de matériaux que vous utilisé. Par exemple votre boucle d’oreille réalisée avec un fil de cuivre peut être tout aussi solide et joli avec un fil d’aluminium ou un acier ?

Pour un service peut-être pouvez-vous offrir votre service sous une autre forme (formation en présentiel chez le client plutôt que dans vos locaux, en e-learning, sur le net, via Skype ou zoom….).

Ne cherchez pas à vouloir faire des économies uniquement sur le moment, essayez de voir à plus long terme. Par exemple : si vous faites appel à un imprimeur professionnel, peut-être que l’achat d’une imprimante peut vous revenir moins cher à long terme. Réfléchissez à l’usage que vous pourrez en avoir, la fréquence d’utilisation et son prix à la revente.

N’ayez pas peur non plus de faire jouer la concurrence l’Europe a ouvert les portes de la concurrence sur les marchés locaux. Pensez à acheter local (avec la crise c’est d’actualité), des opportunités nouvelles sont là. N’oubliez pas le marché évolue, il faut remettre en question sa façon de faire régulièrement.

  • Supprimer les dépenses inutiles

Il peut exister que l’on garde certaines dépenses par habitude ou bien car on n’a pas pensé que c’était possible de faire autrement.

Exemple de choix de dépenses : payer un loyer ou travailler de la maison, opter pour des bureaux à l’heure ou en coworking, louer en groupe en se partageant les heures ….

Il est temps de faire un point sur les dépenses lourdes qui vous semblent incompressibles.

Autre exemple : avez-vous vraiment besoin de racheter un téléphone ? avez-vous vraiment besoin de mettre à jour votre logiciel cette année?

Enfin, un moyen efficace de réduire vos coûts est la gestion de vos stocks : les réduire peut permettre de réduire votre espace de travail donc de loyer. On peut parler ici du juste à temps pour gérer les stocks au plus près de vos besoins en production.

  • Faire acheter par votre client

Ça s’appelle le débours. C’est très courant quand vous avez besoin d’avancer des frais de matériels ou de déplacement. Pour ne pas gonfler votre CA vous pouvez le faire payer par votre client et cela ne rentrera pas dans votre comptabilité.  Attention toutefois, cette technique n’est utilisable qu’avec un particulier et non avec des professionnels (histoire de prix HT et TTC). Attention aussi au niveau de la comptabilité (on ne comptabilise pas de la même manière des frais et des débours).

  • Faire appel à des fournisseurs locaux

Vous avez l’habitude d’acheter auprès d’un fournisseur national pourquoi ne pas regarder près de chez vous un fournisseur local qui sera prêt à réduire ses prix pour vendre, vous allez y gagner au niveau du coût du transport et vous pourrez certainement profiter d’une relation plus directe et d’un meilleur service.

Pour conclure je ne retiendrais qu’un seul mot : OSEZ !

Prenez du recul et n’ayez pas peur de changer vos habitudes. Ne restez pas sur cette idée fausse que vous êtes trop petit pour avoir du poids. Innovez, sortez des sentiers battus, et regroupez-vous !

Petit à petit vous pourrez trouver sur ce blog des articles sur chaque levier qui vous expliqueront comment faire avec des outils simples.  D’ici là, n’hésitez pas à laisser un commentaire ou à m’écrire directement pour toute question et remarque.

N.B. Je n’ai pas abordé ici le thème des taxes qui touchent au domaine de la fiscalité et non au domaine des achats que vous réalisez. Les formations sont aussi un autre point où il existe plusieurs moyens pour les financer ou les déduire. A vous de voir aussi ce qui existe.  

Publié par Elise

Experte en stratégie des achats pendant plus de 15 ans dans l'industrie automobile, j'ai crée ce blog pour apporter mes connaissances et aider les PME et TPE à apprendre à gérer au mieux leurs dépenses.

2 commentaires sur « Entrepreneur solo: comment réduire vos dépenses? »

  1. Bonjour Elise, excellent article avec de très bons conseils. J’ai une astuce à ajouter qu’utilisent mes parents dans l’entreprise familiale : demander des escomptes. Demandez à votre fournisseur si vous pouvez avoir un escompte si vous payez comptant. Cette petite remise (entre 1 et 3% environ) peut vraiment faire une différence sur l’année. Vos fournisseurs seront généralement contents car cela leur permet d’avoir le paiement immédiatement et de toute façon, il faudra bien que vous payez un jour ou l’autre 😉

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    1. Merci Marie pour ce retour et cette idée aussi d’escompte qui fait parti de ce que l’on peut négocier avec les fournisseurs. Tu pourras retrouver cette technique dans un prochain article sur comment et quoi négocier avec ses fournisseurs.

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