Réduire ses dépenses en réduisant le nombre de fournisseurs

En période de crise, la réduction des coûts est un des leviers privilégiés pour améliorer la rentabilité de son entreprise. Lorsqu’il est difficile d’anticiper l’évolution du chiffre d’affaire, la maîtrise des dépenses devient indispensable.

Réduire les coûts par tous les moyens en éliminant les dépenses inutiles et en rationalisant les processus associés, devient le crédo adapté aux achats même hors production. Cette maîtrise des dépenses et des coûts permet de générer des gains en réduisant la charge administrative des entreprises, qui pourront ainsi consacrer le temps libéré à des taches à forte valeur ajoutée.

La recherche de réduction des coûts devient donc stratégique. Mais comment réduire les coûts tout en maintenant la qualité- quantité et délais au top?

Rationaliser son panel fournisseur est l’un des moyens efficaces pour obtenir des gains et créer de la valeur rapidement.

Concrètement à quoi sert de réduire le nombre de fournisseur ?

  • Réduire les tarifs par un effet volume
  • Réduire les coûts administratifs lié à la gestion des comptes fournisseur
  • Réduire le nombre de commande, de livraison, de paiement
  • Facilite la mise en concurrence
  • Permet de créer des partenariats avec des fournisseurs qui s’engageront plus loin avec votre entreprise
  • Optimiser la gestion du risque fournisseur
  • Libérer du temps pour créer de la valeur.

Économiquement peut-on chiffrer ce gain?

Difficile de tout chiffrer mais on peut aborder l’aspect du coût de la gestion d’un fournisseur qui est établit à environs 1000€ soit 1500$CAD.

Réduire le panel c’est réduire le nombre de fournisseur donc c’est réduire d’autant le coût engendré. Une baisse de 20% de votre panel apportera donc un gain de 20% de ces coûts, sans compter toutes les répercutions et les gains du côté de l’approvisionnement.

Réduire le nombre de fournisseurs permet donc des gains réels. Bien sûr il ne faut pas développer une dépendance vis-à-vis d’un unique fournisseur il faut rationaliser en fonction du type d’achats, et du marché et ne pas se lier à un unique fournisseur.

Créer des partenariats de plus long terme avec les fournisseurs permet aussi d’apporter l’innovation et la valeur ajoutée supplémentaire car le fournisseur s’impliquera d’autant plus qu’il est sûr de garder son CA chez vous. Vous allez vous accompagnez mutuellement dans l’évolution de vos pratiques, de vos processus (on pense ici à tout ce qui est digitalisation des processus) et l’innovation produit. C’est la stratégie du win-win dite gagnant-gagnant.

Récapitulons les objectifs à atteindre :

  • Des contrats de long terme avec un nombre réduit de fournisseurs
  • Un meilleur engagement des fournisseurs
  • Le respect du développement durable et social

Les gains sont :

  • La réduction des prix
  • La réduction des coûts administratifs
  • L’optimisation du produit
  • La réduction du coût appro (logistique, e-procurement)

Réduire un panel n’est-ce pas aller contre le principe de mise en concurrence ?

A première vue on pourrait se dire que nouer des relations de long terme avec un fournisseur nous empêcherait de le mettre en concurrence. Il n’en est rien. La relation de long terme permet de travailler avec certains fournisseurs sur une durée prédéfinie au terme de laquelle une mise en concurrence est permise, mais cette relation de long terme vous assure un volume d’affaire plus important, un gain financier direct, et une plus forte implication du fournisseur en votre faveur. Tout ceci améliora la qualité des produits ou des services rendus même dans les achats de frais généraux (moins de ruptures de livraisons par exemple) grâce à des conditions d’achats privilégiés.

L’ensemble du panel, quant à lui, est potentiellement renouvelé au fur et à mesure des mises en concurrence et des attributions de marchés.

En pratique comment faire ? comment choisir les fournisseurs ?

  1. Faire un état des lieux par type de produits achetés

Pour réduire son panel il faut savoir ce qu’on dépense et avec qui. Donc commencez à répertorier dans un tableau :

  • La liste des produits utilisés
  • La liste des produits achetés mais non consommés
  • Le nombre de fournisseurs
  • Le volume d’achat par fournisseur
  • Les utilisateurs

Tous ces points sont un prérequis indispensable à toute réduction du panel fournisseurs. Ce tableau permet de voir ce que vous achetez auprès de qui et où sont les utilisateurs. Si vous avez installé un ERP ou un logiciel de paiement vous devirez facilement obtenir ces résultats. Mais cette étape permet de classer les produits, les fournisseurs et de les classer par importance, lieu de consommation, et type d’achats. Vous constaterez il existe trois catégories dans vos dépenses :

  • Les achats qui représentent 80% du volume et environ 20% du panel fournisseurs : ce sont en général vos achats stratégiques, ceux qui permettent de créer votre produit.
  • Les achats qui représentent 15% du volume d’achat et 30% du panel fournisseurs
  • Les achats qui représentent 5% du volume d’achats mais 50% du panel fournisseurs, ce sont les achats de frais généraux dits achats indirects.

Le plus efficace est de s’attaquer en priorité aux achats avec le plus de fournisseurs, car c’est là que vous obtiendrez le plus de gains. En attaquant ces achats vous ciblez 80% de vos fournisseurs !

Réduire le nombre de fournisseurs consiste à veiller avec grands soins au choix et à la sélection des fournisseurs retenus. Qualité, coûts, délais, quantité… les critères de performance d’un fournisseur sont multiples.

C’est ici que vous pouvez évaluer les fournisseurs les plus performants en matière de :

  • Respect des délais
  • Respect des quantités
  • Règles contractuelles en cas de défaillance
  • Prix concurrentiels
  • Propositions innovantes

Ce qui permet aussi de pouvoir juger les offres des nouveaux fournisseurs.

L’idéal pour réduire votre panel est à la fin d’un contrat pour mettre en concurrence sans rompre du jour au lendemain votre relation.

  • Comment choisir les fournisseurs dans le panel?

Pour répondre à cette question, il est important de comprendre le type de relation que vous avez avec vos fournisseurs. Il existe plusieurs types de fournisseurs, celui -ci peut être  :

  • Un fournisseur actif
  • Un fournisseur endormi
  • Un fournisseur peu utilisé (une fois par an)
  • Un fournisseur mis de côté
  • Un fournisseur sorti

Un panel fournisseur est donc dynamique.  Vous devez donc classer les fournisseurs en fonction de la relation que vous avez :

  • Fournisseurs principaux : achats stratégiques, relation de long terme où créer un partenariat est logique.  
  • Fournisseurs occasionnels : des produits non récurrents, avec peu de transport et une forte concurrence
  • Fournisseurs en fin vie : c’est le fournisseur dont le contrat n’a pas été renouvelé et qui livre ses derniers produits chez vous.
  • Fournisseurs à éliminer pour défauts de qualité ou à risques financiers.
  1. Critères à noter

Cette liste de critères n’est pas exhaustive, elle concerne aussi bien les fournisseurs connus que des nouveaux fournisseurs. Vous devez analyser :

  • Les Coûts
  • La Qualité
  • Les Délais et leur respect
  • La Capacité à progresser du fournisseur
  • Le service
  • L’innovation
  • La flexibilité (notamment en cas de crise)
  • Le développement durable (respect des normes de type ISO 20400 et du RSE- respect du développement durable et social)

Un bon fournisseur n’est pas juste celui qui a répondu au plus bas prix à votre dernier appel d’offre, c’est celui qui possède aussi une maîtrise intrinsèque des leviers de compétitivité sur son marché.

  • Quelle solution existe ?

 Dans le cadre de la rationalisation de son panel fournisseur, il existe plusieurs moyens d’agir, vous pouvez :

  • Faire appel à une centrale d’achat (société qui regroupe des achats auprès de distributeur afin d’obtenir les meilleures conditions commerciales grâce à un fort volume) pour avoir une baisse des prix
  • Choisir un produit de substitution moins cher ou sur catalogue (qui fera la différence entre tel pack de feuilles ou tel stylo bille a qualité identique?)
  • Penser à la concurrence sur des marchés inhabituels (électricité, téléphonie) n’hésitez pas à aller en dehors ses sentiers battues.
  • Penser à acheter local
  • Digitaliser vos processus de passation de commande et/ou de paiement : avec un partenariat  de long terme votre fournisseur pourra vous accompagner et même vous proposer ses propres solutions
  • Automatiser des livraisons et optimiser leur nombre : vous gagnerez du temps pour vous concentrer sur la création de valeur au lieu de passer du temps à recevoir les livraisons les vérifier les ranger.

Les risques à éviter :

En réduisant votre panel penser à :

  • Ne pas créer une dépendance vis-à-vis d’un unique fournisseur, diversifier votre panel mais ne vous éparpillez pas!
  • Ne pas réduire la sécurité des approvisionnements, on l’a vu en cas de crise ne pas être livré et donc obligé d’arrêter sa propre production.
  • Ne pas se précipiter à éliminer un fournisseur du jour au lendemain pour des raisons juridiques contractuelles mais aussi d’approvisionnement. La sortie d’un fournisseur doit être progressive. Éviter de tomber dans la dérive de la recherche de la faute que vous aurez du mal à trouver d’ailleurs.
  • Éviter la rupture de stock ce qui évitera de mauvaises surprises dans la gestion des prix. (Hausse d’un prix pour reconstituer son stock).

Il est important de garder une certaine concurrence au sein de son panel, même au niveau géographique (ne pas faire appel uniquement à de l’international ou du local).

  • La Conduite du changement :

Le marché des frais généraux est un marché où le nombre de fournisseur est nombreux, la tentation de passer par un fournisseur non référencé est toujours très grande. Vous allez donc devoir gérer en interne la réduction de votre panel.

Il est important de bien communiquer auprès de tous les services concernés pour gérer la relation fournisseur mais aussi les changements que votre rationalisation va apporter sur les processus existants.

Vous aurez certainement des réticences internes mais avec une bonne communication vos équipes accepteront les nouvelles procédures et les nouveaux fournisseurs. Pour cela il faut bien expliquer la stratégie de l’entreprise et expliquer les critères de choix des fournisseurs. Les fournisseurs retenus bénéficieront d’un plus gros chiffre d’affaire et donc votre utilisateur aura un traitement personnalisé. En centralisant des achats auprès d’un même fournisseur le choix des produits sera assez vaste pour satisfaire tous les utilisateurs.

N’oubliez pas non plus la communication auprès de vos fournisseurs, qui risque de prendre peur à l’idée de sortir de votre panel. Vous pouvez rassurez les fournisseurs qui ne sont pas concernés. Pour les fournisseurs concernés, restez franc ne faites pas miroiter à un fournisseur qu’il a des chances alors que vous savez qu’il sera sorti ,  afin qu’il puisse aussi préparer sa sortie.

Conclusion

Réduire son panel c’est passer d’une gestion d’un panel statique et subie à une gestion d’un panel dynamique et pro-actif, créateur de valeur ne fermant pas la porte à de nouveaux venus.

Les résultats peuvent être étonnant, en réduisant le panel et en créant de réel partenariat vous pouvez obtenir 30% de gains en particulier sur les achats non stratégiques.

Pour faciliter votre travail pas besoin non plus de vous attaquer à tous les achats il faut cibler un certain type de produit peut être ceux où vous aurez les gains les plus faciles et les plus rapides.

Segmenter vos achats, ciblez vos actions pour trouver les plus grandes opportunités. Après avoir compris comment rationaliser vous allez pouvoir voir votre panel fournisseur comme un centre de profit et de valeur ajoutée.

Publié par Elise

Experte en stratégie des achats pendant plus de 15 ans dans l'industrie automobile, j'ai crée ce blog pour apporter mes connaissances et aider les PME et TPE à apprendre à gérer au mieux leurs dépenses.

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