Comment générer jusqu’à 20% d’économies ?

Vous ne vous en sortez pas, toujours des factures à payer et vous avez l’impression que vous ne savez pas gérer votre entreprise et que cela impute une partie de votre rentabilité?

La crise est passée par là, les invendus, les retards de paiements, les banques qui freinent leurs aides… bref comme tout le monde vous devez faire face à la crise engendrée par le Covid-19.

Et si vous preniez du recul et qu’on regardait ensemble les points faciles à lever pour mieux gérer vos dépenses?

Optimiser ses dépenses c’est optimiser tous les achats réalisés pour le bon fonctionnement de son entreprise. Peut -on agir sur tous ses achats et quels sont ceux que je ne vois pas et qui me coûtent le plus cher?

Ici on va se focaliser sur le type de dépenses les plus chronophages financièrement mais aussi en matière de gestion du temps.

On divise en 3 catégories le types d’achats nécessaires à la production et au fonctionnement d’une entreprise :

Les achats de classe A : ce sont les achats nécessaires à la production dits achats stratégiques.  Ils représentent 70% des achats pour la majorité des entreprises.

Les achats de classe B : ce sont les achats récurrents de production ou hors production,  ils représentent 25% des achats

Les achats de classe C : ce sont les achats non stratégiques et non récurrents, ils représentent  10% du volume des achats mais représente jusqu’à 60% des commandes, 75% du nombre de fournisseurs et 85% des articles.

La majorité des acteurs ont appris à gérer leurs achats directs, et stratégiques mais rare sont ceux qui pensent à optimiser leur performance et réduire leurs coûts en s’attaquant aux achats les moins stratégiques les achats dits de classe C.

En s’attaquant à ce type d’achat vous pouvez générez jusqu’à 20% d’économie.

  1. Avant tout savoir de quoi on parle!

Qu’est ce qu’un achat stratégique?

Un achat stratégique est un achat qui permet de créer de la valeur sur le produit ou le service vendu. Un bon achat stratégique est un achat qui permet de réaliser le produit final au meilleur niveau de qualité, au meilleur délai, à la quantité optimale et à faible coût.

Un achat stratégique peut donc être tout aussi bien le plastique nécessaire à la fabrication du produit final, que le service d’un consultant technique.

Un achat non stratégique sera donc un achat qui n’apporte pas de valeur ajoutée au produit final. On pense ici aux frais généraux, frais de voyage, fourniture de bureau, consommable, petit outillage…. Le coût de gestion de ces achats est souvent supérieur au montant de la commande.

Ces achats sont en général dispersés dans toute l’entreprise, mais ils représentent facilement 40% des coûts de gestion d’une entreprise.

L’un des moyens pour améliorer sa performance et sa gestion est donc de réduire les coûts cachés notamment ceux des achats de classe C.

Maintenant que l’on sait de quoi on parle, comment optimiser ce type de dépenses?

  • Sur quoi agir et comment?

Il est possible de réaliser des gains surs :

  • les coûts de traitement des commandes et de livraisons
  • le prix d’achats,
  • le processus achats,
  • l’organisation interne
  • le gaspillage ou les doublons

Mais comment réussir à optimiser ces dépenses quand on est une PME qu’on n’a pas les moyens d’embaucher un acheteur et qu’on n’a pas le temps de faire soi-même toutes ces choses?

Encore une montagne de tâches qui s’accumulent sur votre bureau ? ! NON! Ne soyez pas effrayé, en comprenant les techniques à appliquer et avec des outils pragmatiques c’est simple et réaliste.  Commençons déjà par comprendre la façon de faire.

  • Etape 1 : Analyser vos achats de classe C

Pour faire simple et rester pragmatique il est nécessaire d’utiliser ce qui existe déjà mais pour cela il faut savoir de quoi on parle.

 A quoi faut-il penser ?

Il est nécessaire de lister dans un tableau l’ensemble des dépenses. Vous pouvez certainement créer ce tableau à partir du logiciel de facturation ou de commande que vous utilisez.

Vous devez trouver dans ce tableau :

  • Le produit acheté ou le type de produits achetés
  • Le volume d’achat par an
  • Le nombre de fournisseur (en essayant de trouver les fournisseurs qui représentent 80% de ces achats)
  • Les plus gros clients en interne
  • Le nombre de commandes par fournisseur
  • Le montant moyen par commande  
  • Lister les contrats existants
  • Le nombre de fournisseur sans contrat
  • Le nombre de livraison par semaine, par mois et par fournisseur (pour les gros surtout) et lister le nombre de fournisseurs avec une unique livraison
  • Classer les catégories de produits concernés.

A quoi ça va me servir? Ces chiffres vous permettront de mettre en avant :

  • Le nombre de fournisseurs par type d’achat
  • La liste des catégories d’achats
  • Lister les fournisseurs les plus importants
  • Le nombre de livraisons
  • Les contrats
  • Classer des achats par catégorie

Voici une idée de types de catégories d’achats existantes :

  • Outillage petit
    • Petit informatique
    • Fourniture de bureau
    • Restauration
    • Hygiène
    • Mobilité (train avion hôtel voiture…)
    • Énergie
    • téléphone

Avec une telle analyse vous pourrez facilement trouver les premiers leviers à activer pour obtenir les premiers gains recherchés.

  • Etape 2 : Quels leviers utilisés?

On distingue de leviers à utiliser immédiatement des leviers qui nécessitent une analyse approfondie donc de long terme :

Les Leviers de Court Terme:

  • Réduire le nombre de livraison par mois = réduire les coûts de gestion des livraisons
  • Réduire le nombre de commandes par fournisseur et par mois = Réduire le coût de gestion
  • Rationaliser votre panel de fournisseurs en :
    • réduisant le nombre de vos fournisseurs pour réduire le prix , augmenter le volume d’affaire chez un fournisseur,
    • réduisant le nombre de livraisons,
    • réduisant le nombre de commandes
    • réduisant le nombre de factures.

Il s’agit de gérer plus facilement le suivis de vos dépenses (gain de temps, gain financier, moins de personnel)

  • Accord long terme avec les fournisseurs principaux
  • Acheter auprès d’une centrale d’achat pour les produits standards.

Il est intéressant de différencier les biens avec stock et ceux sans stock. Il faut se poser la question de l’intérêt de stocker et à quelle quantité selon le besoin et le type de produit.

Les Leviers de Long Terme:

  • Centraliser les achats de même catégorie chez un même fournisseur

Si vous listez une 50aine de catégories de produits certaines d’entre elle sont certainement achetable chez un même fournisseur ce qui augmentera votre poids et votre capacité à négocier de meilleurs prix.

  • Mutualiser vos besoins avec les entreprises locales

Si vous achetez à plusieurs un même produit vous pourrez aussi faire une réduction de prix grâce à l’effet volume. Vous avez tout à y gagner.

  • Digitaliser votre processus de la commande à la facture voir jusqu’au paiement (EDI, e-procurement) La mise en place de e-procurement permet de réduire jusqu’à 30% des coûts de transaction.
  • Utiliser une Carte de paiement e-achats
  • Externaliser ce type d’achat
  • Etape 3 : Comment organiser la gestion de ces achats?

Ce n’est pas si compliqué si vous avez les bons outils.

Faire simple c’est le mot d’ordre à retenir. Pas besoin d’avoir une équipe dédiée, il suffit de centraliser les besoins autour d’une personne et de mettre en place des outils simples et pratiques.

Vous pouvez :

  • dédier la tâche à une personne qui centralisera les besoins, géra les contrats.
  • utiliser des outils existants
  • mettre en place un tableau de bord de suivi des achats
  • suivre et gérer tous les contrats à signer avec tous les fournisseurs

Finalement, les achats de classe C sont tout aussi importants pour réduire les coûts et donc améliorer sa performance.

Si votre structure est suffisamment grande il est peut-être temps de vous poser la question : ne vaudrait-il pas mieux embaucher un acheteur dédié à tous ces achats qui pourraient gérer ces besoins, mutualiser la demande jusqu’à la livraison en passant par la négociation du contrat?

Pour conclure cette analyse, on peut noter que l’optimisation des achats non stratégiques dits de classe C a un rôle à jouer non négligeable dans l’amélioration de la performance d’une entreprise. Elle vous permet de réduire les coûts de livraison, de passation de commande, de gestion des fournisseurs en maitrisant les entrés de produits. Très souvent la réduction des coûts varie de 5 à 20% de gains.  

Ne vous laissez pas submerger par ces dépenses de fonctionnement. Faites-en une force pour valoriser un poste en arrêtant de les disperser dans toute votre entreprise, et centraliser leur gestion. Ce sera un gain inestimable qui profitera à votre rentabilité. En cette période de sortie de crise c’est un levier à ne pas négliger au sein de votre organisation.

Publié par Elise

Experte en stratégie des achats pendant plus de 15 ans dans l'industrie automobile, j'ai crée ce blog pour apporter mes connaissances et aider les PME et TPE à apprendre à gérer au mieux leurs dépenses.

2 commentaires sur « Comment générer jusqu’à 20% d’économies ? »

  1. Bonjour Elise,

    Merci pour cet article complet. On reconnais bien les techniques de l’industrie automobile. Il y a également la technique des trois devis à faire pour chaque dépense pour réduire les dépenses de l’entreprise.

    J'aime

    1. En effet Pierre, tu as tout à fait raison, c’est une technique lors d’une consultation que je détaillerais dans un autre article. Ici j’ai voulu donner de grandes lignes. Ce ne sont pas des techniques uniquement utilisé dans le secteur automobile ce sont des techniques de stratégies d’achats exportables dans tous les secteurs!

      Aimé par 1 personne

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